人文 | 一封邮件是不是“潜伏”着你的职场情商

摘要: 职场邮件并非法律公文,不需要冷冰冰,不掺杂一丝情感的态度,相反,它是需要很多“温度”在里边。

11-09 22:07 首页 智领中国

编 | 小智



 

如果有人告诉你,一封邮件就可以暴露你的职场情商,对此你一定会嗤之以鼻,这怎么可能?不置可否,邮件在职场生活中地位越来越高,你的上司不是阿尔法狗,他/她不会只是简简单单的获取重要信息,然后自觉将不重要的地方剔除掉,且不受任何影响。邮件带给他/她的不仅仅是邮件要表达的内容,还有一种“温度”,在字里行间可以“嗅”到的你的职场状态,你对一件事情的态度,甚至你的整个职场情商,这绝非危言耸听。

 

有温度才能有态度

 


职场邮件并非法律公文,不需要冷冰冰,不掺杂一丝情感的态度,相反,它是需要很多“温度”在里边,无论是写给老板,同事,下属还是客户,邮件沟通从很大程度上是为了影响到对方的决策,而情感传达会影响到决策人的选择。著名神经科学家安东尼奥·达马西奥(Antonio Damasio)研究发现,那些大脑情感部分遭受损害的人们,在做出决定时会是非常困难的。据此推断,情绪对于一个人来讲不但至关重要,而且还是决策的必要条件,职场邮件中的情绪表达至关重要。

 

但是,在现实职场中,大部分职场人士的邮件都是就事论事,“不越雷池一步”,看似专业又合理,但其实在和对方在情感互动上几乎为零。


小李是一家公关公司的职员,在以往他给客户的邮件里,每次他都是中规中矩的去汇报事实,从来不多写一句话,客户的回复也很简单,每次都是简单的几个字,“好的”,“知道了”,“没问题”……等等,久而久之,跟客户的关系也变得尴尬起来,仿佛君子之交淡如水,又好似“拒人于千里之外”,这让小李觉得很苦恼,不知如何是好。

 

在职场中,无论是写邮件也好,面对面沟通也罢,给对方的感觉最重要,专业度再高也只是一种辅助条件,就好比你和老板一起外出去见客户,无论你穿的多帅/漂亮,这不是重点,重点是你是否可以让顾客签下订单。职场邮件沟通也一样,关键是要达到你想要的目标,而大部分的目标实现需要决策支持,决策就又涉及到决策者情感,所以,要注重邮件带给别人的“温度”是否舒适。

 

让邮件也“发声”

 


当别人打开你的邮件,开始阅读的时候,心中默念的那个声音,就是你的邮件所传达的声音,人们对邮件的“声音”往往记忆深刻,那么如何才能传达出更有“温度”的声音?其实,最简单的办法就是在写邮件的时候,想象对方就站在身边,而你在和他/她交谈。

 

众所周知,在与人面对面沟通的时候,非语言的沟通成分占到70%以上,所以“怎么说”比“说什么”更重要。当你要传达一个负面、消极的消息的时候,你会不自觉的调整自己的语速、语气,甚至肢体语言,来让自己变得“委婉随和”一些,让其他人对消息的反应达到自己的预期程度。

 

而在邮件中,则没有类似诸多的表现形式可供借鉴,但它也有独特的技巧,可以借助于除了内容本身以外,词语的选择,语法,标点符号,字号的大小,句子长度,表情符号都传递着这封邮件的“声音”,也从某种程度上出卖了你的职场情商。

 

例如,某些职场男士,总喜欢用短句(十字以内)表述,辅之以肯定式语气,文中大量出现“必须”、“肯定”、“一定”等字眼,以求给客户一种坚定,果敢的印象,希望顾客心理给他挂上“可靠”“有能力”的标签。而有些职场女士,则更加喜欢委婉的表述,增加一些小清新元素,“好的呢”、“您就放心吧”、“亲~”等,这类表现形式则是要给顾客一种“我是上帝”的感觉,隔着屏幕都感受到一种发自内心的亲切。目的不同,邮件“发声”也会不同。

 

你需要一些小技巧

 


用真诚表达。比如,如果是很久没见的上司,可以提一下上次你们见面时的趣事,也可以一两笔带过最近都发生了什么,还可以问一下对方之前提到的事情怎么样了?

 

相对比较熟的同事,可以问问最近休假休的怎么样啊?然后再开始说事。总之,在正文前面垫句真诚的闲聊,会给你的邮件带来一些别样温暖,让彼此之间的距离迅速拉近。

 

双方共鸣。大多时候,写邮件和读邮件的双方不但天各一方,很有可能也处于完全不同的心理状态。也许对方今天心情大好,而你却早上一肚子起床气正无处发泄。因此你怎么写不重要,别人怎么读才重要。换句话说你写的不等于别人读的。

 

例如催报告,你的邮件写法可能是:“老板让10点前交,麻烦你那个时候给我,谢谢!”这样的写法会给别人一种你催他的感觉,对你的好感度直线下降,比较好的写法是“我知道您现在很忙,有很多事情要做,但现在手头上有件更重要的报告需要你10点钱送给老板,是为了下午的会能够照常开,谢谢你的帮助。”这就是共鸣的用法。

 

适当使用表情符号。很多公司或者老板认为笑脸、眨眼等表情符号仅存在于微信和QQ,登不了大雅之堂,在邮件中坚决不能使用。

 

然而,据荷兰开放大学教授大卫·德克斯(Daantje Derks)的研究团队表明,适当使用表情符号可以有效地提高这封邮件想要传递的温度。在很大程度上,表情符号与实际的非语言行为具有相同的功能。所以在邮件的最后加一个笑脸,就是想让对方知道你的这句话是笑着说出来的,而不是黑着脸说的。是不是瞬间有“温度”了呢?


有人说,职场中要尊重一个人,首先就要懂得替他/她着想,要学会进行换位思考。一封“热情满满”的邮件,不仅让他人读来犹如面对午后暖暖的阳光,更在他人心中给自己种下了一颗美好印象的种子,待到这颗种子开花结果时,相信你在职场中定会青云直上,一路向前。



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